13. Project Procurement Management

1.  Pengertian dan pentingnya Project Procure Management 

Manajemen Proyek Pengadaan merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Pada dasarnya ada dua jenis pengadaan, di mana perusahaan bertanggung jawab untuk produk atau jasa tertentu di bawah hukum kontrak , PPM ini termasuk tanggung jawab manajemen kontrak bahwa masalah tugas-tugas tertentu ke berbagai anggota tim. Kedua proses manajemen proyek yang penting untuk keberhasilan perusahaan.

Manajemen Proyek Pengadaan juga dapat mencakup tanggung jawab kontrak di mana pembeli yang disewa untuk proyek tertentu adalah melakukan tugas tertentu penjual , kontrak ini ditempatkan antara yang satu menyediakan layanan dan tim khusus yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek ini.

    

PPM mencakup berbagai tugas termasuk proses perencanaan di mana seseorang memutuskan apa yang harus memperoleh atau membeli dan bagaimana mereka akan melakukannya. Selanjutnya, mereka berencana kontrak yang memberikan hukum dokumen pertukaran. Setelah dokumen hukum yang disusun, penjual bisa merespon dengan berbagai pertanyaan seperti tawaran atau proposal. Setelah jawaban ini feeded kembali kepada mereka, mereka akan meninjau berbagai penawaran dan memilih siapa yang akan diberikan proyek. Proses yang paling penting dari Manajemen Proyek Pengadaan meliputi hubungan manajemen proyek antara kedua pembeli dan penjual melalui kontrak. Penutupan kontraktor set proyek dalam gerakan. 

3. Proses Project Procurement Management.

Enam (6) proses utama dari project procurement management:

1. Planning purchases and acquisition
2. Planning contracting
3. Requesting seller responses
4. Selecting sellers
5. Administering the contract
6. Closing the contract

5. Contoh dan solusi membuat atau membeli. 

7. Kontrak Cost Reimbursable. 

Cost-reimbursable contracts. Pada kontrak jenis ini, jumlah pembayaran ke contractor/seller berdasarkan biaya real yang sudah dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan (cost reimbursements), ditambah fee yang menggambarkan keuntungan contractor/seller. Const-reimbursabe contracts juga bisa memasukan klausul mengenai incentive bilamana contractor/seller melampaui atau tidak mencapai tujuan proyek, yang berupa biaya, jangka waktu atau kinerja teknis. Kontrak jenis ini memberikan flesibilitas untuk mengatur kembali contractor/seller (contract), ketika lingkup kerja tidak terdefinisi dengan jelas pada awal proyek, sehingga membutuhkan pengaturan kembali, atau ketika risiko yang besar mungkin terjadi. Pada prakteknya terdapat 3 jenis cost-reimbursable yang biasa digunakan, yaitu : (1) Cost Plus Fixed Fee Contracts (CPFF),  dimana besarnya fee sudah ditetapkan pada awal pekerjaan dan tidak berubah kecuali jika terjadi perubahan lingkup kerja. (2) Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF), dimana besarnya fee bergantung pada sejauh mana pencapaian tujuan pekerjaan. (3) Cost Plus Award Fee Contracts (CPAF),  dimana besarnya fee lebih bergantung pada kepuasan client/buyer terhadap kinerja contractor/seller (umumnya bersifat subyektif.

9. Solicitation dan  rencana Solicitation.

Solicitation Planning

• Memperjelas dan mendetilkan lingkup pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen kontrak. Kadang-kadang kontraktor harus memperjelas item yang kurang jelas dan berpotensi menimbulkan ambiguitas. Kejelasan lingkup sangat penting dalam memastikan biaya proyek. Ketidakjelasan yang dialihkan seringkali membuat konflik, keterlambatan dan ketidakpercayaan dari pihak subkontraktor. Sehingga sebelum melakukan lelang pekerjaan subkontraktor, pemberi tugas harus lebih mendetilkan lingkup pekerjaan tersebut sedemikian ketidakjelasan dapat ditekan semaksimal mungkin.
• Mencari alternatif spesifikasi yang paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada. Dalam syarat spesifikasi biasanya memberikan lebih dari satu alternatif spesifikasi yang setara. Alternatif spesifikasi memungkinkan pihak penyedia jasa untuk mendapatkan harga yang paling kompetitif sehingga harga kontrak dapat ditekan. Menggunakan single spesifikasi akan memicu monopoli yang pada akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi.
• Mencari informasi lain terkait alternatif spesifikasi yang tidak tercantum dalam syarat spesifikasi teknis namun memiliki kualitas dan kehandalan yang minimal sama atau bahkan lebih tinggi namun memiliki harga yang lebih kompetitif. Perlu disadari adalah bahwa tidak ada design yang sempurna. Semakin banyak informasi akan memberikan data spesifikasi yang lebih baik dan lebih kompetitif. Untuk ini perlu komunikasi yang intens dan terbuka dengan pihak proyek yang terkait terutama perencana dan atau Owner.
• Membuat skema pembayaran sedemikian secara cash flow tidak menyebabkan negatif cash flow pada saat pelaksanaan oleh subkontraktor. Negatif cash flow jelas menyebabkan bunga bank yang pada akhirnya akan menjadi dasar mark up dalam penawaran subkontraktor yang seringkali over estimate atau lebih besar dari yang seharusnya. Kalaupun kondisi kurang memungkinkan maka adanya negatif cash flow harus ditekan semaksimal mungkin. Jadi sebaiknya dibuat simulasi cash flow pada masing-masing pekerjaan subkontraktor. Lalu diusahakan agar tidak terjadi negatif cash flow dalam bentuk uang muka, pembayaran pertama atau skema pembayaran via bank seperti SKBDN , KMK atau yang lain. Uang muka dan pembayaran pertama haruslah dalam angka yang sesuai berdasarkan rencana cash flow. Uang muka tidak selalu harus tetap 10%. Bisa saja memberikan uang muka 5% jika dengan itu cash flow tidak negatif. Ini sangat situasional.
• Jika pembayaran dilakukan via bank, maka carilah skema dengan fee yang paling kecil. Fee merupakan dasar mark up penawaran subkontraktor. Semakin kecil fee maka akan semakin kecil pula faktor mark up.
• Memberikan kepastian pembayaran. Adanya kepastian akan menurunkan persepsi tingginya negatif cash flow yang berujung pada tingginya bunga bank yang harus dicadangkan.
• Mengusahakan waktu pelaksanaan yang optimal. Tidak terlalu lama dan tidak terlalu cepat. Masa pelaksanaan yang terlalu lama akan membuat biaya overhead subkontraktor meningkat, dan masa pelaksanaan yang terlalu singkat akan meningkatkan biaya lembur. Jadi harus optimal dan tepat waktunya.
• Bekerja sama dalam hal pemakaian fasilitas pelaksanaan bersama seperti listrik, kantor sementara, alat kerja, dan yang lain tanpa menghambat pelaksanaan proyek. Kerja sama ini akan menekan biaya transportasi pengadaan fasilitas. Akan terjadi double cost apabila tidak dilakukan kerja sama ini.
• Mengkoordinir pekerjaan penunjang yang harus dikerjakan seperti kebersihan dan safety serta security. Kontraktor sebaiknya mengkoordinir kebersihan atau housekeeping, safety, dan security. Ini juga dalam rangka menekan double cost. Koordinasi ini harus disampaikan saat tander subkontraktor agar didapat kejelasan mengenai biayanya.
• Membuat kriteria penilaian subkontraktor yang komprehensif dan memadai. Seringkali kriteria penilaian adalah yang paling murah tanpa memperhatikan aspek yang lain. Perlu diketahui adalah bahwa paling murah bukan berarti paling untung. Paling murah tanpa pertimbangan yang lain akan menjadi hidden cost dalam pelaksanaan proyek.
• Menyampaikan prosedur birokrasi pada saat sebelum disampaikan penawaran harga. Ini dikomunikasikan tertulis dan sebaiknya dikonfirmasikan pada saat aanwijing.
• Mengasuransikan dampak force majeure seperti huru-hara atas faktor ketidakstabilan sosial, politik, dan keamanan. Asuransi ini harus dilakukan oleh kontraktor dan dipastikan lingkup asuransi ini. Informasi mengenai masalah ini harus disampaikan kepada para calon subkontraktor agar tidak lagi mencadangkan biaya atas risiko tersebut.
• Mempercepat keputusan pemenang dan segera memberikan uang muka kepada subkontraktor. Hal ini dilakukan jika terjadi ketidakpastian ekonomi yang cukup tinggi sedemikian mempengaruhi harga penawaran.
• Mencari data kondisi cuaca dan membuat trendnya secara bulanan. Data ini akan berguna untuk mengurangi persepsi yang terlalu berlebihan mengenai faktor cuaca. Persepsi yang berlebihan akan membuat asumsi produktifitas menjadi kecil dan akhirnya menimbulkan biaya yang tinggi.

11. Pemilihan sumber (Suppliers and Writing Their Contracts) 

13. Penyelesaian kontrak. 

Daftar Pustaka: 
http://asro.wordpress.com/2010/05/19/contract-type/ Diunduh tanggal 4 Januari 2014
http://adiprassetio92.blogspot.com/2012/01/project-procurement-management.html Diunduh tanggal 4 Januari 2014

http://ryanpambudi.students.uii.ac.id/2012/04/01/kontrak-selesai-dan-persentase-penyelesaian/ Diunduh tanggal 4 Januari 2014